Algemene voorwaarden factuur: Wat moet je weten?

Veel ondernemers denken pas na over hun factuurvoorwaarden als het te laat is. Klanten betalen hun factuur niet of een onderneming betwist deze. Als dan blijkt dat je geen sterke factuurvoorwaarden hebt of er ongeldige bedingen instaan, heb je soms weinig kans om je geld te zien, laat staan de interesten en schadevergoedingen.

Jouw Jurist helpt je door solide factuurvoorwaarden voor je op te stellen. Wij doen dit al vanaf 125,-. Zo kun je zelf als beginnende onderneming je bedrijf zo goed mogelijk indekken tegen wanbetalers en protesten. 

Wat zijn algemene voorwaarden factuur?

De algemene voorwaarden – ook wel de “kleine lettertjes” genoemd – is een belangrijk document voor het dagelijks functioneren van ondernemingen.

Het zijn de rechten en plichten die gelden tussen de onderneming die ze opstelt en haar contractanten. In het geval van algemene voorwaarden factuur zullen de regels betrekking hebben op de koop- verkoop overeenkomst aan de grondslag van de factuur.

De onderneming die de algemene voorwaarden achterop haar factuur plaatste, kan de tegenpartij verplichten de clausules na te leven. Desnoods voor de rechtbank.

Meestal gaan de algemene voorwaarden factuur over betalingsvoorwaarden, leveringsvoorwaarden, garantiebepalingen, aansprakelijkheidsbeperkingen en clausules omtrent een eventuele gerechtelijke procedure bij discussie of betwisting.

Wil je correcte en waterdichte algemene voorwaarden laten opstellen?

Laat het ons weten via onderstaand formulier:


Zijn algemene voorwaarden verplicht?

In het Belgische recht zijn algemene voorwaarden niet verplicht. Let wel op, als je geen algemene voorwaarden factuur opstelt zijn de algemene wettelijke regels uit het verbintenissenrecht van toepassing. Dit kan voor jou nadelig zijn, afhankelijk van de concrete situatie.

Het is dus een goed idee om correcte en waterdichte algemene voorwaarden op te stellen die ervoor zorgen dat jouw rechten als onderneming ten volste gevrijwaard worden.

Het belang van algemene voorwaarden 

Het hebben van duidelijke en correcte algemene voorwaarden kan je beschermen tegen geschillen en misverstanden met klanten of leveranciers. Ze bieden een kader waarbinnen jouw zakelijke relaties functioneren en zorgen voor duidelijkheid en zekerheid voor alle betrokken partijen. 

Het niet hebben van duidelijke algemene voorwaarden, of het hebben van algemene voorwaarden factuur die niet in overeenstemming zijn met de wet, kan je blootstellen aan juridische problemen en eventuele aansprakelijkheid.

Belangrijke regels voor algemene voorwaarden factuur in het Belgische recht 

In België wordt het gebruik van algemene voorwaarden vooral geregeld in de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties en het Wetboek Economisch Recht (Boek VI).

We geven een overzicht van enkele belangrijke principes. 

Let wel op! De wet is ingewikkeld en veel genuanceerder dan dit overzicht. Vraag altijd specifiek advies een expert voordat je algemene voorwaarden opstelt. 

1. Bekendmaking van de algemene voorwaarden

Je moet de algemene voorwaarden altijd duidelijk bekendmaken aan de tegenpartij. Als algemene regel geldt: de algemene voorwaarden diene op één of andere manier aan de tegenpartij te worden overhandigd, zodat deze tegenpartij ze zelf niet hoeft op te zoeken. 

Belangrijk is dat jij als onderneming en opsteller van de algemene voorwaarden zal moeten bewijzen dat ze kenbaar waren als de tegenpartij dit betwist. 

2. Aanvaarding van de algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden factuur moeten ook aanvaard worden door de tegenpartij. Dit kan uitdrukkelijk en stilzwijgend.

Uitdrukkelijk is bijvoorbeeld door het ondertekenen van de algemene voorwaarden.

Stilzwijgend kan bijvoorbeeld door betaling van de betrokken factuur, zonder meer. 

Let op! Zogenaamde “kennnisname- en aanvaardingsclausules” die louter stellen dat de tegenpartij bevestigt de algemene voorwaarden te hebben aanvaard wordt in sommige gevallen gezien als een onrechtmatig beding. Dit is geen achterpoortje!

3. Duidelijkheid en begrijpelijkheid

Om bindend te zijn (juridische taal voor: om van toepassing te zijn) moeten algemene voorwaarden natuurlijk in een begrijpelijke en verstaanbare taal worden opgesteld. 

Je bent in principe vrij om de taal van je algemene voorwaarden te kiezen. Maar, als de tegenpartij kan aantonen dat zij de taal van de algemene voorwaarden niet begrijpt, kan zij de algemene voorwaarden betwisten.

4. Onderscheid B2B en B2C

Er zijn een hele reeks wetsartikelen in het Belgische en Europese recht die consumenten beschermen. Consumenten zijn particulieren, m.n. Iedereen die een overeenkomst aangaat zonder zelf een onderneming te zijn.

Ook op vlak van de algemene voorwaarden speelt deze specifieke consumentenwetgeving.

Zo zal in een B2B context een aanvaarding van algemene voorwaarden kunnen worden afgeleid uit het uitblijven van protest. Dus als een onderneming iets koopt van een andere onderneming, en vervolgens niets meer van zich laat horen. Worden de algemene voorwaarden van de verkopende onderneming als aanvaard beschouwd door de kopende onderneming. 

In het kader van een B2C overeenkomst zijn de regels strenger, om de consument te beschermen. Zo zal je consumenten voorafgaand op de hoogte moeten brengen van allerhande informatie. Ook moeten consumenten de algemene voorwaarden voorafgaand kunnen bekijken.

Een volledig overzicht van deze regels valt echter buiten de functie van deze pagina.

5. verboden clausules (onrechtmatige bedingen)

Je kan niet zomaar wat in je algemene voorwaarden opnemen. Er zijn strikte regels omtrent verboden clausules, zowel in een B2C als een B2B context. Opnieuw betreft dit een zeer uitgebreid en complex onderdeel van de Belgische en Europese wetgeving, reden waarom we geen volledig overzicht kunnen geven op deze pagina.

Kan je zelf algemene voorwaarden schrijven?

Het is ten stelligste af te raden om zelf algemene voorwaarden op te stellen zonder juridische opleiding. De informatie op deze pagina is slechts een algemeen overzicht van de regels omtrent algemene voorwaarden. 

Er zijn een hele reeks ingewikkelde wetsartikelen van toepassing op algemene voorwaarden. Zonder correcte kennis en implementatie van deze wetsartikelen loop je een hele reeks risico’s.

Het is dus belangrijk dat je de hulp van een expert inschakelt. Je kan naar een advocaat stappen, hetgeen echter duur kan uitvallen. Je kan er ook voor kiezen om je algemene voorwaarden te laten opstellen door een jurist.

Conclusie

Algemene voorwaarden factuur zijn een essentieel onderdeel van het dagelijks leven van ondernemingen. Ze bepalen de spelregels van de economische transacties die erdoor gebonden zijn. 

Als je algemene voorwaarden in overeenstemming zijn met het Belgische en Europese recht beschermen ze je onderneming tegen juridische risico’s en zorgen voor een vlotte en efficiënte afhandeling van al je zakelijke transacties. 

Ga dus niet zomaar algemene voorwaarden gaan copy-pasten. Je loopt het risico op juridische problemen en kan zelfs aansprakelijk gesteld worden voor eventuele schade! Elke onderneming is anders en heeft eigen, op maat gemaakte, algemene voorwaarden nodig.

Wens jij correcte en waterdichte algemene voorwaarden voor jouw onderneming, neem dan gerust contact met ons op via onderstaand formulier of op info@jouwjurist.be.

We helpen je graag verder.